Кейс внедрения БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО в ООО "СпецЭнергоГрупп"

Для автоматизации своей деятельности компания "СпецЭнергоГрупп" обратилось к специалистам Первого Бита. ИТ-интегратор давно работает на рынке и зарекомендовал себя как надежный партнер по автоматизации предприятий различных отраслей, в том числе строительных организаций. Для автоматизации ключевых бизнес-процессов было выбрано решение БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО.

• оперативная отчетность по объектам строительства;
• упрощение ведения учета подрядной организации и сдачи регламентированной отчетности;
• учет рабочего времени (в том числе по часам) сотрудников на различных объектах строительства;
• начисление отпускных, больничных по объектам;
• учет начислений за работу в праздничные и выходные дни, сверхурочные, премий и разовых начислений, гражданско-правовых договоров в разрезе строительных объектов;
• учет техники (собственной и арендуемой) на объектах строительства;
• управление графиками работы водителей и техники;
• определение себестоимости и расчет рентабельности каждого объекта;
• учет, контроль и анализ расхода ГСМ;
• планирование и контроль исполнения ремонта техники и прохождения ТО;
• печать необходимой документации: путевые листы, рапорты;
• ведение управленческого учета с необходимым уровнем аналитики по проектам, видам расходов и доходов, договорам, объектам, контрагентам, ЦФО;
• получение мастер-бюджетов БДДС, БДР, БДЛ;
• автоматизация всех процессов материально-технического обеспечения строительного производства от планирования до списания по объектам;
• учет заявок на закупку материалов по объектам строительства и контроль их исполнения;
• расчет с поставщиками;
• учет материалов в разрезе материально-ответственных лиц;
• учет давальческих материалов.

В процессе развития компании возникла необходимость собирать всю информацию по себестоимости, прямым и косвенным затратам на продукцию в разрезе номенклатурных групп (шифров затрат или договоров) и рассчитывать на основании этих данных показатели рентабельности по отдельному шифру затрат, а также контролировать полноту и достоверность расходов в рамках одного договора.

В конце 2020 года начался процесс бюджетирования в рамках консолидированной группы компаний, и предприятию "СпецЭнергоГрупп" стало необходимо готовить бюджет доходов и расходов, а также отчет об его исполнении. До этого момента существовали управленческие отчеты и формы, которые заполнялись на основании данных бухгалтерской отчетности, но они не давали полной картины расходов. Нельзя было точно установить, какие материалы и услуги входят в определенную статью расходов, все ли расходы попадают в отчетность, правильно ли они классифицированы. При анализе получаемых данных стало понятно, что из-за ошибочного ведения аналитического учета по статьям затрат невозможно собрать полную картину по составу затрат, их соотношению и ее достоверности. Распределение косвенных общепроизводственных расходов было реализовано так же, как и распределение общехозяйственных расходов. Такая схема не давала правильный результат и не учитывала тот факт, что часть общепроизводственных расходов в текущем периоде может оказаться в незавершенном производстве.

Отчет в таком варианте не вызывал доверия у руководства компании к предоставленным цифрам и не мог использоваться для управленческих решений. Стоит отметить, что делалось несколько попыток создания такого отчета. Сначала данные для отчета собирались в разные шаблоны в Excel, что занимало несколько дней. Далее при внесении каких-либо изменений в программе за период отчета все приходилось делать заново. Требовалось принципиально новое решение или другой подход к решению задачи.

Было принято решение создать новый отчет, который одновременно мог быть использован как управленческий отчет компании и мог быть основой для подготовки отчета об исполнении бюджета компании перед акционерами.

• написание первоначального варианта отчета согласно форме и описанию предоставленных заказчиком (распределение общепроизводственных расходов по данным бухгалтерского учета);
• настройка формирования отчета с распределением общехозяйственных расходов пропорционально выручке;
• проверочные отчеты и доработка отчета в процессе эксплуатации на реальных данных.

В процессе реализации задачи внеслись корректировки, связанные с отражением фактов периодического закрытия договоров, а также корректировки и переносы расходов с одного шифра на другой.

В результате автоматизации компания получила отчетность, которая показывает все расходы по отдельному шифру затрат за весь период, в котором эти затраты формировались с учетом переносов и слияний нескольких шифров затрат. Классификация услуг ведется на основании анализа контрагента (в будущем возможно расширение и переквалификация услуг на основе дополнительного параметра – договора с контрагентом). Классификация материалов ведется на основе дополнительного признака в номенклатуру. Таким образом, снижается вероятность ошибки аналитического учета и возрастает достоверность самого отчета. Кроме того, появилась возможность раскрыть информация по каждой статье в отчете. Например, какие материалы и в каких суммах входят в определенную статью отчета, какие контрагенты сформировали другую статью, какие суммы вошли в определенный вид услуг. Отчет позволяет показать рентабельность на любом этапе формирования себестоимости по каждому шифру, позволяя сделать вывод о экономической целесообразности или доходности каждого шифра затрат в компании. Также отчет позволяет сделать выводы и о качестве ведения производственного учета и учета в целом по организации за счет полноты представления и достоверности самой информации.

Удобная форма отображения информации позволяет пользователям оперативно видеть неверно внесенные данные и исправить их непосредственно из формы отчета в режиме реального времени. Сроки формирования достоверной отчетности сократились с 5 дней до нескольких часов.

Сегодня специалисты компании "Первый Бит" занимаются поддержкой внедренной системы: решают возникающие запросы и консультируют пользователей.